VORSCHAU · NOCH NICHT VERÖFFENTLICHT
E-Rechnung: Was Unternehmen für 2027 vorbereiten sollten
„Unsere Rechnungen verschicken wir längst als PDF.“ Das klingt nach einem erledigten Thema. Für die deutsche E-Rechnungspflicht reicht ein gewöhnliches PDF jedoch nicht aus. Entscheidend sind strukturierte Rechnungsdaten, die eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. § 14 Absatz 1 UStG
Für die Planung solltest du zwei Aufgaben auseinanderhalten: E-Rechnungen empfangen können und selbst E-Rechnungen ausstellen müssen. Dafür gelten unterschiedliche Übergangsregeln.
Das Wichtigste auf einen Blick
Empfang bereits erforderlich. Für die Ausstellung 2027 Vorjahresumsatz und Ausnahmen prüfen. Strukturierte Originaldateien im Ablauf berücksichtigen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsinformationen in einem strukturierten Format. Ein eingescanntes Blatt oder ein einfaches PDF ist dagegen eine „sonstige Rechnung“. Das folgt aus der gesetzlichen Unterscheidung in § 14 UStG.
Gebräuchliche Formate sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen. Bei ZUGFeRD nennt das Bundesfinanzministerium Versionen ab 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Nicht jede Datei mit „ZUGFeRD“ im Namen ist deshalb automatisch passend. BMF: zulässige Formate, Frage 7
Für die Softwareauswahl lautet die praktische Frage deshalb: Kann das System die erforderlichen Daten korrekt erstellen, empfangen, anzeigen und weitergeben? Eine hübsche Rechnungsvorlage allein beantwortet das nicht.
Welche Termine sind wichtig?
Die folgenden Regeln betreffen grundsätzlich Rechnungen über erfasste Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Entscheidend ist dabei der Zeitpunkt der Leistung, nicht allein das Datum, an dem du die Rechnung schreibst. Ausnahmen bleiben zu berücksichtigen; für öffentliche Auftraggeber können daneben eigene Vorschriften gelten. BMF, Fragen 2 und 4a
| Zeitpunkt | Was du einplanen solltest |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. |
| Bis Ende 2026 | Für die Ausstellung können die allgemeinen Übergangsregeln genutzt werden: Papier bleibt möglich, ein einfaches PDF setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. |
| Im Jahr 2027 | Bei einem Vorjahresumsatz des Ausstellers von höchstens 800.000 Euro ist diese Übergangsregel weiter nutzbar. Für 2027 zählt also grundsätzlich der Umsatz 2026. Oberhalb der Grenze entfällt diese allgemeine Verlängerung. |
| Ab 2028 | Die genannten Übergangsregeln enden. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. |
Für bestimmte EDI-Verfahren besteht mit Zustimmung des Empfängers zusätzlich eine Übergangsregel bis Ende 2027. Die gesetzlichen Fristen findest du in § 27 Absatz 38 UStG; den bereits erforderlichen Empfang erläutert das BMF in Frage 12.
Gibt es Ausnahmen?
Ja. Zu den Ausnahmen von der Ausstellungspflicht zählen beispielsweise Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sowie Rechnungen von Kleinunternehmern über die entsprechend steuerfreien Umsätze. Die Kleinunternehmerausnahme betrifft das Ausstellen, nicht die Fähigkeit zum Empfang. § 33 UStDV, § 34a UStDV und BMF, Fragen 4 und 12
Auch Rechnungen an Privatkunden unterliegen nicht dieser allgemeinen B2B-Pflicht. Für viele steuerfreie Leistungen gelten weitere Besonderheiten. Prüfe deshalb mit deiner Buchhaltung zuerst die Art deiner Umsätze, bevor du allein anhand deiner Unternehmensgröße einen Termin festlegst. § 14 Absatz 2 UStG
Reicht zum Empfang ein E-Mail-Postfach?
Für den Empfang kann nach der BMF-Auskunft ein E-Mail-Postfach genügen. Damit ist aber noch nicht organisiert, wer die Rechnung kontrolliert, freigibt, bezahlt und aufbewahrt. BMF, Frage 8
Bei der E-Rechnung muss insbesondere der strukturierte Teil in ursprünglicher, unversehrter Form erhalten bleiben. Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich acht Jahre; weitere Aufbewahrungsanforderungen sind gegebenenfalls zusätzlich zu beachten. Nur ein Ausdruck genügt für den strukturierten Teil nicht. § 14b UStG und BMF, Frage 13
Diese fünf Aufgaben kannst du jetzt vorbereiten
1. Zuständigkeit festlegen. Wer liest den Rechnungseingang und wer vertritt diese Person? Unsere Empfehlung: einen verlässlichen betrieblichen Eingang statt verstreuter persönlicher Postfächer verwenden.
2. Bestehende Software prüfen. Frage beim Anbieter nach den unterstützten Formaten und nach einem vollständigen Testablauf. Kläre das auch mit deiner Steuerberatung, damit beim Datenaustausch kein neuer manueller Umweg entsteht.
3. Stammdaten aufräumen. Prüfe Firmennamen, Anschriften, Steuernummern beziehungsweise Umsatzsteuer-IDs und Ansprechpartner. Übernimm veraltete Angaben nicht ungeprüft in ein neues System.
4. Einen Testfall durchspielen. Erstelle eine klar gekennzeichnete Testdatei außerhalb des produktiven Rechnungslaufs. Prüfe Erstellung, Versand, Empfang, Darstellung und Ablage mit den beteiligten Personen. Erzeuge dabei keine zweite echte Forderung.
5. Fehlerfälle besprechen. Was passiert, wenn eine Datei nicht lesbar ist, Angaben fehlen oder Beträge vom Auftrag abweichen? Halte fest, wer die Klärung übernimmt und wie eine korrigierte Rechnung eingeht.
Ein fiktiver Betrieb mit 950.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 sollte seine erfassten Rechnungen für 2027 entsprechend vorbereiten. Ein Betrieb mit 500.000 Euro kann unter den genannten Voraussetzungen die längere Übergangsfrist nutzen. Beide brauchen bereits einen funktionierenden Empfang. Der konkrete Handlungsbedarf folgt also aus den tatsächlichen Umsätzen und Abläufen – nicht aus der Aussage „Wir sind doch ein kleines Unternehmen“.
Allgemeine Orientierung für Deutschland, keine individuelle Steuerberatung. Rechts- und Quellenprüfung: 04.10.2026. BMF-FAQ mit ausgewiesenem Stand März 2026. Beispiele frei erfunden; Fristen vor einer späteren Veröffentlichung erneut prüfen.
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